Kebijakan Operasional Pengadaan Barang/Jasa

KEBIJAKAN OPERASIONAL PENGADAAN BARANG/JASA

RUANG LINGKUP

Kebijakan operasional ini mencakup proses pelaksanaan pengadaan barang dan atau jasa kebutuhan perusahaan di luar jasa distribusi pupuk yang pembiayaannya menggunakan dana atau anggaran perusahaan.

PRINSIP-PRINSIP DASAR DALAM PENGADAAN BARANG/JASA

  1. Proses pengadaan barang/jasa dilaksanakan dengan transparan, akuntabel, wajar, mandiri, bertanggung jawab dan memitigasi risiko.
  2. Mengutamakan penggunaan produk dalam negeri, rancang bangun dan perekayasaan nasional, serta perluasan kesempatan bagi usaha kecil dan menengah tanpa mengorbankan aspek teknis yang menjadi kebutuhan utama operasional Perusahaan.
  3. Mengutamakan sinergi antar anak perusahaan PT Pupuk Indonesia (Persero) dan BUMN serta barang/jasa tersebut merupakan hasil produksi BUMN dan/atau anak perusahaan PT Pupuk Indonesia (Persero) yang bersangkutan.
  4. Pihak yang kalah dalam proses pelelangan barang/jasa berhak mengajukan sanggahan secara tertulis selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja setelah tanggal pengumuman hasil pelelangan dengan terlebih dahulu menyerahkan Surat Kuasa pencairan Bid Bond. Apabila sanggahannya :

       a. Tidak terbukti, maka Bid Bond menjadi milik Perusahaan dan dapat dicairkan.

       b. Terbukti, maka Bid Bond dikembalikan kepada pihak Penyanggah.

 

PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN/ATAU JASA

Pengadaan barang/jasa dilaksanakan oleh Departemen Pengadaan, dengan metoda:

  1. Pelelangan Terbuka
  2. Pelelangan Terbatas
  3. Pemilihan Langsung
  4. Penunjukkan Langsung
  5. Pembelian Langsung
  6. Penunjukan Khusus
  7. Pengadaan bersama barang/jasa melalui PT Pupuk Indonesia (Persero)

 

KETENTUAN KHUSUS

  1. Pengadaan untuk kebutuhan darurat (emergency)
  2. Repeated order
  3. Perubahan nilai kontrak
  4. Pengadaan barang dan/atau jasa yang bersifat rutin/frekuensinya tinggi dapat dilakukan melalui metode Blanket Order kepada vendor, pabrikan, atau pemasok yang kompeten
  5. Untuk pembinaan usaha kecil dan menengah, pengadaan yang bersifat umum
  6. Pengadaan jasa pendidikan dan pelatihan untuk karyawan Perusahaan dapat ditunjuk langsung kepada penyedia jasa pendidikan dan pelatihan yang dianggap kompeten dan berpengalaman
  7. Pengadaan barang dan/atau jasa untuk keperluan proyek akan diatur tersendiri melalui Memo Dinas/Surat Keputusan Direksi

 

PENUNDAAN TRANSAKSI BISNIS

  1. Penundaan Transaksi Bisnis

 

a. Dalam hal terjadi penyimpangan dan/atau kecurangan dalam transaksi bisnis yang mengakibatkan kerugian bagi perusahaan, Direksi wajib mengambil langkah-langkah strategis untuk mengatasi penyimpangan, kecurangan dan/atau kerugian terhadap Perusahaan.

b. Tindakan penyimpangan dan/atau kecurangan sebagaimana dimaksud dalam point-a dapat berupa tetapi tidak terbatas pada:

  • Indikasi manipulasi harga, baik penggelembungan (mark up) maupun pengurangan (mark down);
  • Indikasi proyek fiktif;
  • Indikasi pemalsuan identitas mitra bisnis;
  • Indikasi barang dan/atau jasa yang spesifikasi dan/atau kualitasnya lebih rendah dari yang telah disepakati.

c. Apabila penyimpangan, kecurangan dan/atau kerugian perusahaan tidak dapat diatasi, maka Perusahaan melakukan penundaan pelaksanaan perjanjian dengan mitra yang berkaitan dengan transaksi bisnis tersebut.

d. Penundaan pelaksanaan perjanjian dilakukan oleh Direktur Utama atau anggota Direksi atau pejabat perusahaan yang ditunjuk oleh Direktur Utama apabila indikasi penyimpangan dan/atau kecurangan dilakukan oleh anggota Direksi dan/atau pejabat di bawah Direksi.

e. Dewan Komisaris memerintahkan anggota Direksi yang tidak terlibat untuk melakukan penundaan pelaksanaan perjanjian apabila indikasi penyimpangan dan/atau kecurangan dilakukan oleh Direktur Utama dan/atau bersama-sama dengan anggota Direksi lain.

f. Penundaan pelaksanaan perjanjian dilakukan oleh Dewan Komisaris apabila indikasi penyimpangan dan/atau kecurangan dilakukan oleh seluruh anggota Direksi.

g  Tata cara penundaan transaksi bisnis adalah sebagai berikut:

1)         Yang menjadi dasar dalam penundaan transaksi bisnis adalah:

  • Hasil temuan Direksi, Dewan Komisaris atau Pemegang Saham, termasuk masukan SPI dan/atau Komite Audit;
  • Laporan dari auditor eksternal;
  • Permintaan dari Penuntut Umum, atau Majelis Hakim di pengadilan.

2)         Berdasarkan temuan, laporan atau permintaan sebagaimana dimaksud pada pada point-1) tersebut, Direksi, Dewan Komisaris, atau RUPS dapat meminta Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan (BPKP) atau pihak independen yang kompeten untuk melakukan evaluasi terlebih dahulu terhadap transaksi bisnis yang terindikasi penyimpangan dan/atau kecurangan tersebut, untuk memastikan:

  • Adanya penyimpangan dan/atau kecurangan;
  • Adanya kerugian perusahaan atas penyimpangan dan/atau kecurangan tersebut;
  • Ada tidaknya potensi kerugian yang lebih besar bagi perusahaan dan/atau hambatan.

3) Dalam hal evaluasi sebagaimana dimaksud pada point-2) memastikan adanya penyimpangan, kecurangan dan/atau kerugian bagi perusahaan, maka Direksi wajib mengambil langkah strategis untuk mengatasi penyimpangan, kecurangan dan/atau kerugian Perusahaan tersebut.

4) Apabila penyimpangan, kecurangan dan/atau kerugian perusahaan tidak dapat diatasi, Direksi dan/atau Dewan Komisaris melakukan penundaan pelaksanaan perjanjian dengan mitra yang berkaitan dengan transaksi bisnis tersebut dan memberitahukan secara tertulis kepada mitra mengenai penundaan pelaksanaan perjanjian dimaksud.

5) Dengan adanya penundaan pelaksanaan perjanjian sebagaimana dimaksud pada point-4) Direksi selanjutnya mengambil langkah strategis agar penundaan pelaksanaan perjanjian dengan mitra tersebut tidak menyebabkan kerugian yang lebih besar bagi Perusahaan dan/atau menghambat/mengganggu program pemerintah yang berkaitan dengan transaksi dimaksud.

6) Langkah strategis sebagaimana dimaksud pada point-5), dapat berupa namun tidak terbatas pada “melaksanakan sendiri proyek yang bersangkutan dan/atau mengajak BUMN lain untuk menyelesaikan proyek dimaksud”.

7) Setelah pelaksanaan perjanjian ditunda, Direksi meminta BPKP untuk melakukan pemeriksaan/audit dengan tujuan tertentu terhadap indikasi penyimpangan dan/atau kecurangan serta kerugian yang ditimbulkan.

8)  Berdasarkan atas rekomendasi BPKP atas hasil pemeriksaan/audit dengan tujuan tertentu sebagaimana dimaksud pada point-7) Direksi memutuskan untuk melanjutkan atau membatalkan perjanjian dengan mitra mengenai transaksi bisnis tersebut.